Gerçek verimlilik bizi vasatlığa doğru itmeye çalışan birçok işin arasında gerçekten önemli olanı bulmak ve bu değer yaratan işlere daha fazla odaklanmaktır. Verimlilik, çok çalışmanın ötesinde dinlenmiş, dinç bir beden, berrak, odaklanabilen ve yaratıcı bir zihinle birlikte daima gelişime dönük bir bakış açısı gerektiriyor. Bu anlamda aşağıdaki 10 alışkanlık enerjinizi ve zamanınızı daha iyi yönetmenize yardımcı olacak ve kişisel verimliliğinize katkı sağlayacaktır. (Bu yazıda son 5 alışkanlığa yer verilmiştir.)
6. Gününüzü Önceden Planlayın
Gününüzü önceden planlamazsanız, kafanızda bir yol haritası olmadığı için, gününüz diğer insanların isteklerine cevap vermekle geçer. Plan yaptığınızda ona tamamı ile uyamayabilirsiniz. Ancak en azından neyi yapamadığınızın farkında olursunuz ve bu sizi rahatsız eder. Plan yapmazsanız neyi yapamadığınızın bile çoğu zaman farkında olmazsınız. Planlama bize neyin önemli olduğunu hatırlatır ve planlanmamış, beklenmeyen işler ortaya çıktığında işlerimizi tekrar düzene koymamıza yardımcı olur. Planlama yapmak, beklenmeyen işler geldiğinde bize reaktif olmak yerine proaktif davranmamızı sağlar. Planlama işlerin bizi değil, bizim işleri yönetmemiz demektir.
Nasıl Yapalım?
1. Gününüzü bir gün önceden planlayın. Ertesi gün işyerinize geldiğinizde muhtemelen buna fırsatınız olmayacaktır. Planınızı akşam yaptığınızda gece uyurken bilinçaltınız çalışmaya devam eder, bütün işleri derleyip toparlar. Sabah uyandığınızda planladığınız işleri yapmaya daha hazır hale gelirsiniz.
2. Ertesi günkü işlerinizin listesini yapın. İşleri yazarken başlıkları parçalara bölerek yazabilirsiniz. Örneğin sadece “Rapor” yazmak yerine “Raporun giriş kısmını yaz” diyebilirsiniz.
3. Eğer yazdığınız iş ertelemeye meyilli olduğunuz bir iş ise bu işi tek cümlelik bir hikaye şeklinde yazın. Örneğin bir kişi sizden bir iş istedi ve bu iş sizi hiç motive etmiyor ancak mutlaka da yapmanız gerekiyorsa “X kişisine mahcup olmamak için Y işini yap” şeklinde yazabilirsiniz.
4. Bunun için bir defter, Evernote, Omnifocus, Outlook gibi programları kullanabilirsiniz. Bu işleri A, B, C gibi harfler ile önceliklendirin. (Mutlaka yapılmalı: A, Yapılsa iyi olur: B, Vakit kalırsa yap: C) (A, B, C’leri de A1, B2 gibi kendi içinde önceliklendirebilirsiniz.)
7. Haftanızı Planlayın
Haftalık planlama, hedeflerimize ulaşmak için daha geniş bir perspektiften bakmamızı sağlar. Bu sayede her hafta bir kez de olsa kendimize randevu verip hayatımızın akışı ile ilgili değerlendirme yapabiliriz.
Nasıl Yapalım?
Haftalık planlamayı nispeten sakin olduğunuz ve kafanızın dinç olduğu bir zamanda yapmanız çok daha faydalı olacaktır. Örneğin pazar günü öğleden sonra. Aşağıda detaylarını anlattığım haftalık planlama David Allen’ın İş Bitirici isimli kitabından yola çıkarak hazırlanmıştır.
– Biriken bütün kağıtları, dokümanları, faturaları, elektronik postaları ve dosyaları hızlıca gözden geçirin ve her biri ile ilgili bir karar verin. Öncelikle bir aksiyon gerekiyor mu? Eğer gerekmiyorsa 3 tane opsiyonunuz var: Çöpe atın; Belki / Bir gün listesine ekleyin; Referans listesine ekleyin. Eğer aksiyon gerekiyorsa ve iki dakikadan az sürüyorsa hemen yapın, değilse yapılacak işler listenize ekleyin. Tarih gerektiren bir iş ise takviminize ekleyin. Başka birinin yapması gereken bir iş ise delege edin ve bekleyenler listesine ekleyin.
– Geçen haftaki yapılacak işlerinizi, takviminizi, delege ettiğiniz ve bekleyen işlerinizi gözden geçirin. Sarkan ve unuttuğunuz işler ile ilgili ne yapacağınıza karar verin.
– Büyük resmi kaçırmamak için yıllık hedeflerinizi gözden geçirin. Her hedefiniz ile ilgili bir sonraki aksiyonunuzun ne olacağını belirleyin.
8. Odaklanın
Odaklanma, bütün konsantrasyon ve dikkatimizi sadece tek bir işe verme, diğer her şey ile bağlantımızı kesmek demektir. Modern çağın büyük problemlerinden bir tanesi de yaptığımız işe odaklanamamak ve git gide bu yetimizin kaybolmasıdır. Yaptığınız işe tam olarak odaklanırsanız hem daha çok keyif alır hem de daha kaliteli bir iş çıkarırsınız.
Nasıl Yapalım?
1. Çoklu iş yapmayın: Beynimiz aynı anda birden fazla iş yapabilen bir organ değildir. Biz yapıyor zannedebiliriz ancak beynimizin yaptığı sadece bir işten başka bir işe geçmektir. Bunu da hızlı yaptığı için fark edemiyoruz. Hem beynimiz gereğinden fazla yoruluyor hem de yaptığımız için kalitesi düşüyor. Ayrıca yapılan araştırmalar gösteriyor ki çoklu iş yaptığımızda işin süresi bu işleri tek tek yapmamıza göre %40 daha uzun sürüyor.
2. Çalışırken zaman bloku belirleyin: Sınırlı bir zaman diliminde çalışacağımızı bilirsek yaptığımız işe daha iyi odaklanırız. Herhangi bir işe başlarken kendinize 60 dakikayı geçmeyecek şekilde bir zaman dilimi belirleyin. Bu zaman dilimi dolduktan sonra ara verin. Pomodoro tekniğini de uygulayabilirsiniz. 25 dakika çalışıp, 5 dakika mola verin. 25 dakika içerisinde yaptığınız işin dışında başka bir şeyle ilgilenmeyin. E-postalarınıza bakmayın ve cep telefonunuzu sessizde tutun. 5 dakika dinlenme süresinde de mümkünse temiz havayı soluyarak diyafram nefesi alın.
3. Şimdide olun: Şimdide olmak demek şu anda ne yapıyorsak, bütün duyularımız ile içinde bulunduğumuz anı yaşamak demektir. Ne geçmişte yaşadığımız pişmanlıkları ne de gelecek ile ilgili endişeleri düşünmeden bütün benliğimiz ile şimdide olmak yaptığımız işe çok daha iyi odaklanmamızı sağlar. Bu yeteneğinizi pratik yaparak geliştirebilirsiniz. Örneğin dişinizi fırçalarken beş duyunuz ile diş fırçalamanızı hissedin. Diş fırçasının dişinize dokunuşunu, çıkardığı sesi, diş macununun tadını, kokusunu, görüntüsünü algılayın. Bu sırada aklınıza başka düşünceler gelecektir ve bu çok normaldir. Bunu hissettiğiniz anda masumca tekrar diş fırçalamaya dönün. Bu egzersizi yemek yerken de yapabilirsiniz.
4. Kendinize ve başkalarına hayır demeyi öğrenin.
9. Her Gün 3 En Önemli İşinizi Önceden Planlayın
İş ve özel hayatınızda bir değer yaratacak işleri önceden planlamazsanız acil işler hep öne geçer. Genelde değer yaratacak önemli işler acil değildir, o yüzden de ihmal edilir. Egzersiz yapmak, yeni bir şey öğrenmek, işimizle ilgili katma değer yaratacak projeler ile ilgilenmek gibi acil olmayan ancak önemli işlere yeterince zaman ayırabilmenin yolu bu işleri önceden planlamak ve takvimimizde bu işler için kendimize randevu vermektir.
Nasıl Yapalım?
1. Her gün akşam belirli bir saatte sizi kimsenin rahatsız etmeyeceği bir yere oturun ve kendiniz için 5 dakika ayırın. En Önemli İşlerinizi (EÖİ) yatmadan önce belirlememizin nedeni beynimizin uykuda kafamızda bütün işleri organize etmesi ve yerli yerine oturtmasıdır. Bu sayede ertesi gün bu işleri yapma ihtimaliniz artacaktır. Bununla birlikte eğer akşam yapamadıysanız ertesi gün sabah erkenden de yapabilirsiniz.
2. En fazla 3 adet EÖİ belirleyin. 3’ten fazla olmasın çünkü bu durumda odağımız dağılır.
3. Belirleyeceğiniz işlerin çizginin üzerinde işler olmasına dikkat edin. Size, işinize veya ailenize bir değer katacak şeyler olmalıdır. O gün için böyle bir iş aklınıza gelmiyorsa uzun zamandan beri aramadığınız bir arkadaşınızı aramak, geç yatan biri iseniz akşam 15 dakika erken yatmak, çocuğunuz ile 15 dakika daha fazla vakit geçirmek, 5 dakika yürüyüş yapmak, işinizde ilişkilerinizi geliştirmek için bir iş arkadaşınız ile öğle yemeğine çıkmak da EÖİ’leriniz arasında olabilir.
4. Bu işleri defterinize ya da yapılacak işler için kullandığınız bilgisayar veya akıllı telefon uygulamasına yazın (örnek outlook, omnifocus, wunderlist vb.)
5. Gün içerisinde bu işlerinizi hatırlamak için defterinize veya uygulamaya girip mutlaka bakın. EÖİ’lerinizi sabahın erken saatlerinde tamamlamaya çalışın.
10. Düzenli Mola Verin
Pennington Biomedical Research Center’da çalışan bilim adamları 17.000 erkek ve kadının hayat tarzlarını araştıran ve 13 yıl süren bir bilimsel araştırma yaptılar. Bu araştırmaya katılan deneklerin %54’ünün kalp krizinden ölme riski olduğunu buldular. Bunun en önemli nedeni deneklerin bütün gün boyunca oturmaları idi. Lipoprotein lipase (LPL) enzimi kandaki yağı parçalayıp enerjiye dönüştürür. Profesör Mark Hamilton’a göre bu enzim otururken azalıyor, bu yüzden de yağ enerjiye dönüşemeyip vücudumuzda birikiyor.
Eğer hiç yerinizden kalkmadan bilgisayar başında sürekli çalışıyorsanız enerjinizin giderek azaldığını hissedersiniz. Verimlilik masa başında ne kadar oturduğunuz ile değil, sağlığınızdan ödün vermeden ne kadar katma değer yaratan iş ürettiğiniz ile ilgilidir.
Nasıl Yapalım?
1. İyi konsantre olmanız gereken bir iş yapıyorsanız, dikkatinizi dağıtacak her şeyi minimuma indirip Pomodoro tekniğini uygulayabilirsiniz. 25 dakika çalışıp, 5 dakika mola vereceksiniz.
2. En fazla 1 saatte bir mola vermek için akıllı telefonunuzun alarmını kurabilir veya bir saat kullanabilirsiniz.
3. 2-3 saatte bir temiz havada yapacağınız kısa yürüyüşler enerjinizi önemli ölçüde arttıracaktır.
Yazar: Hakan Gökbayrak